关于进一步加强全市流动人员人事档案管理服务工作的通知

青人社发[2017]25号


各区、市人力资源和社会保障局,各有关单位:
  为进一步加强我市流动人员人事档案管理服务,根据《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号)、《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》(人社厅发〔2016〕75号)和《山东省人力资源和社会保障厅关于开展流动人员人事档案管理服务规范年活动的通知》(鲁人社字〔2017〕57号)等文件要求,结合我市流动人员人事档案管理中存在的情况和问题,现就进一步做好全市流动人员人事档案管理服务工作有关事项通知如下:
  一、明确管理服务主体责任,健全工作体系
  青岛市流动人员人事档案管理服务实行属地化管理,业务主管部门为各级政府人力资源社会保障部门,接受同级党委组织部门的监督和指导。各区市人力资源社会保障局应明确承担本辖区档案管理服务工作的机构与职能。
  (一)青岛市流动人员人事档案由全市各级公共就业和人才服务机构(以下简称“服务机构”)以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理。服务机构不得拒收符合存档政策、转入程序及按照规定转入的人事档案。主要负责提供流动人员人事档案的接收、转递、整理、保管等基本公共服务。
  (二)服务机构在开展流动人员人事档案管理服务过程中,可参照档案管理有关标准,并通过政府购买服务的方式合理配置档案管理工作人员。提供购买服务的单位应为经人力资源社会保障部门授权的单位,在服务机构的指导和监督下开展管理服务工作,与服务机构共同承担主体责任。
  (三)其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁用人单位保管非本单位员工人事档案;严禁无档案管理权限的单位保管本单位及非本单位员工档案;严禁未授权非公社会中介机构持有非本单位员工档案或以本机构名义为其代理单位办理存档业务;严禁个人保管本人或他人档案。
  二、明确管理服务范围,提升公共服务水平
  流动人员人事档案是人事档案的重要组成部分。具体包括:非公有制企业和社会组织聘用人员的档案;辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员档案;与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的档案;未就业的高校毕业生及中专毕业生的档案;自费出国留学及其他因私出国(境)人员的档案;外国企业常驻代表机构的中方雇员的档案;自由职业或灵活就业人员的档案;其他实行社会管理人员的档案。
  (一)非公有制企业和社会组织聘用人员、外国企业常驻代表机构的中方雇员,以及其他实行社会管理人员的人事档案,由用人单位工商注册(登记管理)机构的同级服务机构负责管理。
  (二)自由职业或灵活就业人员,自费出国留学及其他因私出国(境)人员,辞职辞退、取消录(聘)用或被开除的机关事业单位工作人员及与企事业单位解除或终止劳动(聘用)关系人员的人事档案,由档案人户籍所在区市的服务机构负责管理。
  (三)未就业高校毕业生及中专毕业生的学籍档案,由户籍地或其入学前户籍所在区、市的服务机构负责管理。其中,派遣期内户籍地或其入学前户籍为市内三区的未就业高校毕业生学籍档案,由青岛市人力资源和社会保障局高校毕业生就业处负责管理。
  (四)高(初)中期间出国留学人员、非公有制企业和社会组织退休人员的人事档案,由档案人户籍所在区、市的服务机构负责管理。
  (五)律师事务所人员的人事档案,由其主管机关的同级服务机构负责管理。
  三、明确管理服务流程,同步推进“三化”建设
  按照山东省人力资源和社会保障厅关于大力推进基本公共服务“标准化、信息化和一体化”(简称“三化”)建设的要求,青岛市流动人员人事档案管理服务工作以标准化为切入点,同步推进信息化和一体化,促进服务能力和水平全面提升。
  (一)执行统一规范,推进人事档案标准化建设。
青岛市流动人员人事档案管理服务工作的各项基本公共服务,应统一按照《山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册》执行。现对部分重点业务标准规范如下:
  1、服务无需签订协议。流动人员人事档案管理服务由人社部发〔2014〕90号文明确为基本公共服务,服务机构所提供的服务为免费的均等化基本公共服务,服务对象为用人单位或档案人,依据政策提供服务不需再与服务对象签订任何协议确定权责。原已签订的协议,内容涉及收费或服务事项超出基本公共服务范围的,原协议自行废止。
  2、接收毕业生档案应手续齐备。对派遣期内已就业毕业生的人事档案,如用人单位没有档案管理权限,可委托单位注册地(同级)服务机构接收。用人单位应与毕业生通过“山东高校毕业生就业信息网”签订就业协议,10日内向服务机构报送接收人员名单和基本信息。人事档案接收30日内提供已派遣到该用人单位的报到证、与该单位签订的劳动合同及缴纳社会保险材料。
  (二)完善基础建设,推进人事档案信息化建设。
  按照山东省人力资源和社会保障厅有关要求,青岛市流动人员人事档案管理服务工作将逐步提升信息化水平,实现“互联网+档案管理服务”。具体工作分解和进度安排如下:
  1、 2017年底,全市统一安装使用集业务经办、公共服务、信息监控、数据分析为一体的“青岛市人事档案信息化系统”(数据库改造同期进行),新档案业务经办全部使用系统办理,服务事项逐步实现网办。
  2、 2018年底,各服务机构完成对原库存人事档案的信息采集补充和完善工作。实现全市流动人员人事档案管理服务网络化办公和信息的资源共享。
  3、 2020年底,各服务机构完成对纸质档案的扫描工作。通过与就业、社保、人才库等相关系统信息互联共享,实现对流动人员信息的动态更新,提高档案信息的准确性和信息使用价值。
  (三)加强多方联动 ,推进人事档案一体化建设。
  青岛市流动人员人事档案管理服务工作须加强区市间、机构间、关联业务间的协同,畅通数字化人事档案信息流转通道、完善服务功能,形成“线下存管、线上服务”模式。
  1、对多头档案和无头档案,按照“属地化”、“档案材料归入档案”原则进行归并。由所涉及的服务机构协商移交。
  2、对人事档案相关联业务,业务政策与现行档案政策存在冲突的,业务职能部门须依据档案政策进行政策和流程调整。
  3、对不必要持人事档案原件办理业务的,业务职能部门,应充分利用“青岛市人力资源社会保障一体化信息系统”进行信息传递和情况核实,服务机构应尽量简化办事程序,提供便利。
  四、加强组织领导和监督管理
  流动人员人事档案管理服务作为基本公共就业和人才服务的重要内容,全市各级人力资源社会保障部门要充分认识其重要性,切实加强组织领导和指导监管,财政部门要将流动人员人事档案管理服务经费纳入同级财政预算。各服务机构要完善制度,严明纪律,加强自我管理,主动公开机构信息、公示办事指南,广泛接受社会和职能部门监督。
  (一)服务机构应严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定》(监察部、人力资源社会保障部、国家档案局令第30号)、《中共中央组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》(中组发〔2014〕9号)的有关要求,做好各项人事档案基本公共服务事项,特别是在档案和材料接收、查(借)阅、转递、保管等环节,严格制度、全程把关。
  (二)服务机构严禁涂改人事档案;严禁在年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等方面弄虚作假;严禁为不符合政策规定的人员新建、重建档案,不得无故推诿拒收档案,不得出具虚假证明,不得擅自向外公布或泄露档案内容。
  (三)对服务机构违反上述工作纪律的,由党委组织部门和政府人力资源社会保障部门进行严肃查处,视情节轻重给予当事人和相关责任人批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的,移送司法机关依法追究责任。
  (四)对服务机构、社会中介机构,强行将人事档案基本公共服务与其他市场化服务项目挂钩乱收费的,由中介机构管理部门、劳动监察部门严肃查处,视情节轻重给予批评教育、取消资质或予以取缔。
  (五)对其他单位或机构违规管理人事档案的,由劳动监察部门严肃查处,视情节轻重给予相关责任人批评教育,触犯法律的,移送司法机关依法追究责任。

  附件:山东省流动人员人事档案管理服务规范化操作手册 点击下载附件


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2017年11月22日